Tidak ada yang meragukan fakta bahwa Email telah merevolusi cara kita berkomunikasi satu sama lain. Dan meskipun orang mungkin semakin menyukai hal-hal seperti jejaring sosial dan aplikasi pesan instan untuk mengobrol dengan teman-teman hari ini, kebenarannya tetap bahwa ketika datang ke komunikasi yang tepat, Email masih merupakan media yang disukai.
Dari universitas hingga perusahaan global, dan dari mahasiswa hingga CEO, Email digunakan hampir di mana saja, dan oleh semua orang. Yang mengatakan, hampir semua dari kita memiliki beberapa alamat email, dengan satu atau lebih penyedia layanan email. Tetapi pertanyaan sebenarnya adalah, apakah kita mengkonfirmasi protokol penggunaan Email yang benar?
Jika Anda tidak yakin dengan jawabannya, maka artikel ini, yang menggarisbawahi etiket email dasar yang harus diikuti semua orang, adalah untuk Anda. Jadi tanpa basa-basi lagi, ini dia.
Etiket Email Dasar
1. Gunakan alamat email yang terlihat profesional
Alamat email Anda sering dianggap sebagai indikasi kepribadian Anda. Untuk alasan ini, penting untuk memiliki alamat email yang terlihat profesional, umumnya dengan nama depan dan belakang Anda yang merupakan bagian dari nama pengguna . Ini bahkan lebih penting jika Anda bermaksud menggunakan alamat email untuk komunikasi profesional (mis. Mengirim resume ke perekrut, memberikan sampel pekerjaan kepada klien).
Jika nama pengguna pilihan Anda tidak tersedia, Anda dapat menambahkan sejumlah pilihan Anda (misalnya tanggal lahir) untuk mendapatkannya . Untuk mengutip beberapa contoh, [dilindungi email] atau [dilindungi email] dapat dianggap pilihan yang baik. Di sisi lain, gunakan sesuatu seperti [dilindungi email] atau [dilindungi email], dan Anda bisa yakin email Anda bahkan tidak akan dibuka oleh penerima.
Kiat: Sebisa mungkin, gunakan alamat email terpisah untuk semua kebutuhan profesional Anda. Dan jika Anda tidak keberatan mengeluarkan sedikit uang, yang terbaik adalah mencari email yang di-host dengan domain Anda sendiri.
2. Selalu sertakan subjek, dan tetap jelas dan ringkas
Baris subjek adalah salah satu komponen paling penting dari surel, karena segera memberi penerimanya gambaran tentang informasi yang disertakan dalam surel . Inilah sebabnya mengapa semua email Anda harus memiliki baris subjek, bahkan jika kontennya tidak terlalu penting. Membiarkan baris subjek kosong dianggap sebagai kecerobohan di pihak pengirim.
Yang lebih penting, baris subjek harus singkat dan langsung ke sasaran, sehingga penerima dapat melihat isi email secepat mungkin. Beberapa contoh adalah laporan Proyek terlampir , Survei kinerja - tanggapan awal diminta , dan hal-hal seperti itu.
3. Gunakan font standar dan pemformatan minimal
Tidak peduli seberapa besar Anda menyukai font-font mewah yang Anda miliki di PC Anda, font-font tersebut mutlak tidak boleh tidak ketika harus menulis email. Itu karena jika Anda menggunakan font yang tidak standar dan tidak diinstal pada komputer penerima, teks email tidak akan muncul seperti yang dimaksudkan . Ini adalah alasan sebagian besar layanan email hanya memiliki beberapa font standar, serif dan sans-serif (misalnya Times New Roman, Arial) yang tersedia untuk menulis email. Dan Anda harus tetap berpegang pada mereka.
Selain itu, simpan pemformatan di email Anda sesedikit mungkin. Kecuali jika Anda perlu menekankan bagian tertentu, baris dll. Dalam konten email, jangan menggunakan highlight dan warna untuk teks . Bahkan , warna teks email harus Hitam saja, karena itu yang paling mudah dibaca.
4. Hindari kesalahan pengetikan, penggunaan tata bahasa yang salah, dan kesalahan tanda baca
Meskipun tidak semua orang di sana memiliki tata bahasa Nazi, dan bukan kejahatan untuk memiliki satu atau dua kesalahan ketik dalam email Anda, penggunaan bahasa yang salah, struktur kalimat, dll., Umumnya memberi kesan negatif kepada penerima. Jadi, sangat penting bagi Anda untuk memeriksa tiga kali baris subjek, badan, dan semua elemen teks lainnya untuk kesalahan tata bahasa dan tanda baca yang tidak sengaja (dan perbaiki, jika ditemukan), sebelum Anda menekan tombol "Kirim".
Terlebih lagi, Anda tidak boleh menggunakan beberapa tanda baca (misalnya !!!) di email Anda. Hal yang sama berlaku untuk kata-kata slang (misalnya LMAO), kontraksi populer (misalnya Gotcha!), Dan emotikon. Semua hal ini terlihat sangat tidak dewasa dan tidak profesional, dan sebaiknya hanya untuk jejaring sosial dan obrolan instan saja.
Kiat: Selalu perhatikan bagaimana Anda menggunakan huruf besar, kata, dll di email Anda. Email (atau hal lain, dalam hal ini) tidak boleh, pernah disusun dalam SEMUA CAPS, karena dianggap setara dengan berteriak di Internet.
5. Berikan nama deskriptif lampiran
Lebih sering daripada tidak, kita harus mengirim / menerima banyak file sebagai lampiran dengan email kami. Meskipun ini sangat diperlukan, tidak ada yang lebih buruk daripada menerima email yang dimuat dengan banyak file bernama acak (mis. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) yang tidak masuk akal. Jadi, setiap kali Anda mengirim lampiran dengan email, ganti namanya dengan beberapa nama file deskriptif, sehingga penerima langsung mengetahui konten mereka, tanpa perlu membukanya. Misalnya, jika Anda mengirim resume Anda ke calon majikan, berikan nama seperti CurrentResume_JohnDoe . Sederhana dan mudah.
Juga, jika Anda bermaksud mengirim lampiran dalam jumlah besar (mis. 20) dengan email, lebih baik untuk menggabungkannya dalam arsip zip terlebih dahulu. Untuk lebih jelasnya, Anda dapat secara terpisah menyebutkan detail seperti jumlah lampiran, ukuran total arsip, dll. Dalam teks isi email.
6. Selalu sertakan tanda tangan
Tanda tangan diperlukan untuk menutup atau mengakhiri teks isi email dengan benar . Tetapi yang lebih penting, itu juga memberikan "keaslian" ke email, dan kontennya . Jadi, semua surel Anda harus menyertakan tanda tangan Anda di dalamnya. Cukup buat dan simpan tanda tangan di pengaturan email, dan itu akan ditambahkan secara otomatis di akhir setiap email yang Anda buat.
Berbicara tentang "apa" harus dimasukkan dalam tanda tangan, itu adalah sesuatu yang harus Anda putuskan, karena bervariasi dari satu orang ke orang lain. Karena itu, sebagai aturan umum, Anda dapat memasukkan informasi kontak (mis. Nomor resmi, email sekunder), serta tautan ke profil sosial Anda . Singkatnya, tanda tangan harus berfungsi sebagai kartu kontak digital Anda. Tetapi jangan membebani terlalu banyak informasi yang tidak perlu.
7. Mengakui penerimaan email
Email modern telah berkembang sangat pesat, sehingga begitu Anda menekan tombol "Kirim", Anda dapat yakin 200% bahwa itu akan mencapai kotak masuk penerima, satu atau dua detik kemudian. Namun, seperti halnya teknologi apa pun, email dapat (dan kadang-kadang memang) menderita downtime juga . Jadi, setelah Anda menerima email (terutama jika itu penting), akui tanda terima dengan membalas ke pengirim dengan pesan kecil.
Meskipun tidak mungkin untuk mengakui setiap email yang Anda dapatkan, Anda harus mencoba melakukan itu. Lebih penting lagi, Anda harus mengakui email yang salah dikirimkan kepada Anda, karena pengirim mungkin sedang menunggu tanggapan dari pihak lain. Ini akan membuat pengirim sadar akan kesalahan tersebut, dan juga akan menyimpan beberapa masalah yang dituju kepada penerima email.
8. Gunakan salam yang tepat
Saat berbicara dengan orang secara langsung, atau bahkan di telepon, kami selalu memulai dengan menyapa mereka. Dan aturan yang sama juga berlaku untuk surel, sehingga surel Anda harus selalu memberi salam yang pantas bagi penerimanya. Bergantung pada siapa Anda mengirim email, salam bisa formal (mis. Tuan Johnson, Profesor Keller), atau informal (Halo Adam, Hai Jenna) . Demikian pula, endingnya (mis. Salam, Hormat) harus memiliki nada dasar yang sama dengan salam awal, serta pesan keseluruhan.
Perlu dicatat bahwa Anda harus menahan diri dari menggunakan salam penggunaan yang sangat informal, dan sehari-hari (misalnya Ada apa?) Dalam email . Tak perlu dikatakan bahwa itu dianggap sangat tidak profesional.
9. Jangan gunakan Balas Semua setiap waktu
Ada kalanya Anda menerima email yang juga dikirim ke beberapa penerima lain (mis. Pemberitahuan penting di perusahaan). Tetapi ketika menanggapi pesan semacam itu, Anda buru-buru menggunakan opsi “Balas Semua” . Ini tidak hanya mengirim balasan ke pengirim asli, tetapi ke semua orang yang telah menerima email, apakah balasan itu ditujukan untuk mereka atau tidak . Ini adalah cara sempurna untuk menyumbat kotak masuk penerima.
Karena alasan ini, berhati-hatilah saat merespons email dengan banyak penerima, dan gunakan opsi "Balas" . Hanya ketika Anda 100% yakin bahwa balasan Anda dimaksudkan untuk semua orang di daftar penerima, Anda harus menggunakan opsi "Balas Semua".
10. Gunakan bidang Cc dan Bcc dengan benar
Seiring dengan bidang "Kepada", bidang " Cc " dan " Bcc " adalah sesuatu yang diketahui oleh siapa pun yang memiliki surel. Tetapi bahkan setelah itu, sebagian besar orang akhirnya menggunakannya dengan tidak benar. Ini adalah lowdown tentang apa itu, dan kapan harus digunakan :
- Cc: Singkatan dari Carbon copy. Jika ada beberapa penerima yang ingin Anda kirimi email, tetapi tidak ingin mereka tahu bahwa email ini "benar" dimaksudkan untuk mereka, masukkan alamat email mereka di bidang ini. Setiap penerima dapat melihat alamat email orang lain di bidang Cc.
- Bcc: Kependekan dari Carbon Copy Blind. Jika ada beberapa penerima yang ingin Anda kirimi email, tetapi ingin mereka melihat diri mereka sebagai satu-satunya penerima email, masukkan alamat email mereka di bidang ini. Setiap penerima dalam bidang Bcc hanya dapat melihat alamat email mereka sendiri, dan bukan yang lain. Opsi ini lebih cocok untuk privasi.
11. Membalas email tepat waktu
Mengingat berapa banyak email yang kami terima setiap hari, hampir tidak mungkin membalas semuanya segera. Namun, bahkan jika suatu email sedikit rendah pada prioritas Anda, Anda harus mencoba untuk menanggapinya tepat waktu . Umumnya ini harus dalam 24-48 jam setelah menerima email. Dan jika Anda tidak dapat membalas email untuk beberapa waktu (misalnya karena istirahat), gunakan fitur penjawab otomatis atau penjawab kala libur, yang dimiliki sebagian besar layanan email.
12. Memformat email dengan benar sebelum meneruskan
Segera setelah tombol "Maju" ditekan pada email, seluruh pesan (termasuk gambar, teks yang tidak selaras, dll. Mungkin) memiliki lekukan aneh ke kanan, dan dimasukkan ke email kosong, sehingga Anda dapat memasukkan ID email penerima dan kirimkan. Ini tidak hanya mengacaukan pemformatan email asli, tetapi juga memperkenalkan banyak spasi putih dan simbol tambahan (>) ke dalam email yang diteruskan, yang pada gilirannya, membuat email hampir tidak terbaca.
Untuk mengatasinya, Anda harus memformat email yang diteruskan dengan benar, ketika email itu dibenamkan ke email kosong . Ini termasuk menghapus ruang putih ekstra, serta menghilangkan karakter tambahan, garis kosong, dan hal-hal seperti itu.
Gunakan Email dengan cara yang seharusnya digunakan
Karena ini merupakan sarana komunikasi utama di dunia yang terhubung dengan Internet saat ini, sangat penting bahwa Email digunakan sesuai dengan aturan yang tepat, yang mencakup segala sesuatu mulai dari cara Anda menyapa penerima, hingga gaya font yang Anda pilih. Dan etiket yang diuraikan di atas membantu Anda melakukan hal itu, sehingga menjadikan pengalaman email yang lebih baik dan produktif secara keseluruhan. Jadi cobalah, dan beri tahu kami favorit Anda di komentar di bawah.
![media sosial - 5050 Tahun Dalam 150 Detik [Video]](https://gadget-info.com/img/social-media/580/5050-years-150-seconds.jpg)
