Apakah Anda berencana untuk meninggalkan pekerjaan dan ingin memastikan Anda mendapatkan salinan semua email Anda jika Anda perlu merujuk mereka di kemudian hari? Atau mungkin Anda hanya ingin mengekspornya untuk tujuan cadangan jika file Outlook PST Anda rusak, yang sering terjadi.
Bagaimanapun, membackup email Anda selalu merupakan ide yang bagus. Bahkan jika Anda menggunakan layanan web seperti Outlook.com atau Gmail, itu masih bukan ide yang buruk untuk menggunakan klien desktop seperti Outlook untuk mengunduh semua email Anda sehingga Anda menyimpannya secara lokal. Layanan web dan raksasa seperti Microsoft dan Google mungkin tampak kebal terhadap kegagalan, tetapi Anda tidak pernah tahu kapan sesuatu bencana bisa terjadi.
Dalam artikel ini, saya akan menunjukkan kepada Anda cara mengekspor email Outlook Anda di Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 dan 2016. Saya juga akan menyebutkan prosedur jika Anda menggunakan Outlook untuk Mac. Perlu dicatat bahwa Wisaya Impor dan Ekspor yang sebenarnya hampir sama persis di semua versi, tetapi proses menuju ke wisaya telah berubah.
Mengekspor Email dari Outlook
Jika Anda menjalankan Outlook 2003, 2007, 2010 atau 2013, lihat pos saya tentang cara mengekspor kontak Outlook untuk melihat prosedur untuk mendapatkan ke wizard impor / ekspor. Jika Anda menjalankan Outlook 2016, lalu klik File dan Buka & Ekspor .
Di menu sebelah kanan, klik tombol Impor / Ekspor .
Ini sekarang akan memunculkan Wisaya Impor / Ekspor, yang terlihat sama di semua versi Office. Untuk memulai, Anda ingin memilih Ekspor ke file .
Pada layar berikutnya, Anda harus memilih jenis file: file CSV (Comma Separated Values) atau File Data Outlook (PST). Saya biasanya selalu menggunakan PST, sehingga lebih mudah untuk mengimpor kembali ke Outlook, tetapi Anda dapat memilih CSV jika Anda ingin mengimpor email ke klien email lain atau bahkan ke program seperti Excel atau Word.
Pada layar berikutnya, Anda harus memilih apa yang ingin Anda ekspor. Jika Anda ingin mendapatkan semua surel, Anda biasanya memilih Kotak Masuk dan pastikan Sertakan subfolder dicentang. Jika Anda hanya menginginkan sebagian kecil dari email, Anda dapat mengklik tombol Filter dan kemudian memasukkan berbagai kriteria untuk mengurangi jumlah email yang akan diekspor.
Klik Berikutnya dan Anda sekarang harus memilih lokasi untuk menyimpan file CSV atau PST Anda. Ada beberapa opsi yang dapat Anda pilih dari kesepakatan itu dengan bagaimana duplikat akan ditangani.
Terakhir, klik Finish dan Anda akan mendapatkan jendela yang menanyakan apakah Anda ingin melindungi file PST Anda dengan kata sandi opsional. Jika Anda akan menggunakan kata sandi di sini, perhatikan bahwa kata itu harus lebih dari 16 karakter. Juga, perhatikan bahwa itu tidak terlalu aman dan dapat dengan mudah diretas menggunakan perangkat lunak yang tepat.
Itu saja. Anda sekarang harus memiliki file CSV atau PST dengan semua email Anda disimpan di dalamnya. Anda sekarang dapat menyalin file ini ke lokasi yang aman untuk cadangan.
Ekspor Email dari Outlook untuk Mac
Jika Anda menjalankan Office versi Mac, maka prosedur untuk mengekspor email berbeda. Sebenarnya, jenis file juga berbeda. Pada Mac, Anda hanya memiliki satu opsi: Outlook untuk File Arsip Mac (.OLM).
Klik pada File dan kemudian Ekspor .
Dialog akan muncul di mana Anda dapat memilih item mana yang ingin Anda ekspor ke file arsip. Anda dapat memilih dari Mail, Kalender, Kontak, Tugas dan Catatan atau Anda dapat memilih dari item dalam kategori tertentu.
Klik Lanjutkan dan Anda akan ditanya di mana Anda ingin menyimpan file. Itu saja. Tidak ada opsi lain saat mengekspor dari Outlook di Mac.
Setelah email Anda diekspor, Anda dapat membaca posting saya tentang cara mengimpornya ke layanan email lain seperti Gmail, jika Anda berencana untuk beralih.
