Perusahaan besar memerlukan sistem yang efektif untuk komunikasi informasi dan pesan, segera, di dalam dan di luar organisasi. Dalam konteks ini, telepon adalah salah satu cara termudah dan nyaman untuk komunikasi instan, tetapi ketika sampai pada bukti, mode tertulis dianggap yang terbaik. Catatan tertulis meliputi memo, catatan, surat, surat edaran, dan pesanan, yang digunakan oleh organisasi.
Artikel yang disajikan kepada Anda mencoba menjelaskan perbedaan antara memo dan huruf.
Grafik perbandingan
| Dasar untuk Perbandingan | Memo | Surat |
|---|---|---|
| Berarti | Memo mengacu pada pesan pendek, yang ditulis dalam nada informal untuk peredaran informasi antar kantor. | Surat adalah jenis komunikasi verbal, yang berisi pesan terkompresi, yang disampaikan kepada pihak luar kepada bisnis. |
| Alam | Informal dan Ringkas | Formal dan informatif |
| Ditukar antara | Departemen, unit atau atasan-bawahan dalam organisasi. | Dua rumah bisnis atau antara perusahaan dan klien. |
| Panjangnya | Pendek | Relatif panjang |
| Tanda tangan | Tanda tangan tidak diperlukan dalam memo. | Sepucuk surat ditandatangani oleh pengirim. |
| Komunikasi | Satu ke banyak | Satu lawan satu |
| Konten | Penggunaan jargon teknis dan kata ganti orang diizinkan. | Kata-kata sederhana digunakan dan ditulis sebagai orang ketiga. |
Definisi Memo
Memo itu adalah kependekan dari memorandum, yang berarti catatan atau catatan untuk penggunaan apa pun di masa depan. Ini adalah pesan singkat yang digunakan sebagai sarana komunikasi informal dalam organisasi, untuk mengirimkan informasi secara tertulis. Itu bisa disebut sebagai komunikasi antar kantor, memorandum kantor, atau korespondensi antar kantor, daripada sebuah memorandum.
Tujuan utama memo adalah untuk menyebarluaskan kebijakan, prosedur, atau bisnis resmi terkait. Ini ditulis dalam perspektif satu ke semua dan dapat melayani tujuan yang berbeda seperti menyampaikan berita, arahan dan informasi kepada banyak penerima, memanggil orang untuk bertindak atau rapat.
Seseorang dapat menggunakan nada informal dan kata ganti orang dalam memo itu. Tidak ada persyaratan untuk menggunakan salam dan penutupan gratis.
Definisi Surat
Surat bisnis dapat didefinisikan sebagai bentuk komunikasi tertulis, yang berisi pesan panjang, ditujukan kepada pihak di luar organisasi, yaitu pemasok, pelanggan, pabrikan atau klien. Dimulai dengan salam, ditulis secara profesional sebagai orang ketiga dan memiliki penutup komplementer dengan tanda tangan.
Hubungan antara pengirim dan penerima memainkan peran penting dalam menentukan, gaya keseluruhan di mana surat itu disusun. Ini digunakan untuk sejumlah alasan seperti permintaan informasi atau umpan balik, penempatan pesanan, membuat keluhan atau keluhan, menanyakan sesuatu atau mengambil tindak lanjut.
Surat itu dicetak, diketik atau ditulis di atas kertas kop surat, yang berisi rincian perusahaan seperti nama, alamat, logo, dll. Sebagai surat bisnis berfungsi sebagai bukti untuk kedua pihak yang terkait, sehingga perlu sopan, sopan dan hormat untuk mendapatkan respons segera.
Perbedaan Kunci Antara Memo dan Surat
Poin-poin yang disajikan di bawah ini menjelaskan perbedaan antara memo dan surat:
- Memo itu dapat didefinisikan sebagai pesan singkat, ditulis secara informal untuk mengkomunikasikan informasi tertentu kepada anggota organisasi. Sebaliknya, surat dapat dipahami sebagai sarana komunikasi verbal yang berisi pesan singkat yang ditujukan kepada pihak di luar bisnis.
- Memo menggunakan nada informal dan langsung ke intinya. Di sisi lain, surat sangat formal dan mengandung banyak informasi.
- Penggunaan memorandum bersifat internal bagi organisasi, dalam arti bahwa memorandum tersebut dipertukarkan antara dua departemen, atau unit atau dikirim oleh manajer untuk memberi tahu bawahan. Sebaliknya, penggunaan surat bersifat eksternal, karena dipertukarkan antara dua rumah bisnis atau antara perusahaan dan klien.
- Dalam hal panjang, huruf lebih panjang dibandingkan dengan memo.
- Tidak ada persyaratan tanda tangan dalam memo, karena digunakan dalam organisasi. Namun, surat itu harus ditandatangani oleh orang yang mengirimnya.
- Memo ditulis untuk memberi tahu atau mengarahkan, suatu departemen atau jumlah karyawan mengenai suatu masalah tertentu dan karenanya biasanya ditulis dari satu perspektif ke semua perspektif, seperti komunikasi massa. Bertentangan dengan ini, surat bersifat pribadi karena ditujukan kepada pihak atau klien tertentu, jadi itu adalah bentuk komunikasi antarpribadi.
- Jargon teknis biasanya digunakan dalam memo, serta menggunakan kata ganti orang. Tidak seperti surat-surat yang menghindari penggunaan jargon dan istilah teknis yang tidak mudah dipahami. Selain itu, surat ditulis sebagai orang ketiga.
Kesimpulan
Memo adalah alat penting untuk komunikasi bisnis, yang digunakan untuk mengirimkan informasi tertentu ke banyak orang yang bekerja di organisasi yang sama. Ini memiliki peran besar untuk dimainkan dalam merekam kegiatan bisnis sehari-hari dan dapat digunakan untuk referensi di masa mendatang.
Sebaliknya, surat dianggap sebagai mode komunikasi tertulis terbaik, yang dapat digunakan untuk memberi atau mencari informasi ke / dari pihak luar. Ini membantu membujuk penerima, untuk melakukan sesuai kehendak penulis.
