Excel adalah aplikasi serbaguna yang telah berkembang jauh melampaui versi awalnya hanya sebagai solusi spreadsheet. Dipekerjakan sebagai penyimpan catatan, buku alamat, alat perkiraan, dan banyak lagi, banyak orang bahkan menggunakan Excel dengan cara yang tidak pernah dimaksudkan.
Jika Anda sering menggunakan Excel di rumah atau di kantor, Anda tahu bahwa kadang-kadang file Excel dapat dengan cepat menjadi sulit karena banyaknya catatan yang Anda kerjakan.
Untungnya, Excel memiliki fungsi bawaan untuk membantu Anda menemukan dan menghapus rekaman duplikat. Sayangnya, ada beberapa peringatan untuk menggunakan fungsi-fungsi ini, jadi berhati-hatilah atau Anda dapat secara tidak sengaja menghapus catatan yang tidak ingin Anda hapus. Selain itu, kedua metode di bawah ini langsung menghapus duplikat tanpa membiarkan Anda melihat apa yang telah dihapus.
Saya juga akan menyebutkan cara untuk menyorot baris yang digandakan terlebih dahulu, sehingga Anda dapat melihat mana yang akan dihapus oleh fungsi sebelum Anda menjalankannya. Anda harus menggunakan aturan Pemformatan Bersyarat kustom untuk menyorot baris yang sepenuhnya duplikat.
Hapus Fungsi Duplikat
Misalkan Anda menggunakan Excel untuk melacak alamat dan Anda curiga Anda memiliki catatan duplikat. Lihat contoh lembar kerja Excel di bawah ini:
Perhatikan bahwa catatan "Jones" muncul dua kali. Untuk menghapus catatan duplikat tersebut, klik pada tab Data pada Ribbon dan cari fungsi Hapus Duplikat di bawah bagian Alat Data . Klik Hapus Duplikat dan jendela baru terbuka.
Di sini Anda harus membuat keputusan berdasarkan apakah Anda menggunakan label pos di bagian atas kolom Anda. Jika ya, pilih opsi berlabel My Data Has Headers . Jika Anda tidak menggunakan label judul, Anda akan menggunakan penunjukan kolom standar Excel, seperti Kolom A, Kolom B, dll.
Untuk contoh ini, kita akan memilih kolom A saja dan klik tombol OK . Jendela opsi ditutup dan Excel menghapus catatan "Jones" kedua.
Tentu saja ini hanya contoh sederhana. Catatan alamat apa pun yang Anda gunakan menggunakan Excel cenderung jauh lebih rumit. Misalkan, misalnya, Anda memiliki file alamat yang terlihat seperti ini.
Perhatikan bahwa meskipun ada tiga catatan "Jones", hanya dua yang identik. Jika kami menggunakan prosedur di atas untuk menghapus rekaman duplikat, hanya satu entri "Jones" yang tersisa. Dalam hal ini, kita perlu memperluas kriteria keputusan kita untuk memasukkan nama depan dan belakang yang ditemukan masing-masing dalam Kolom A dan B.
Untuk melakukan ini, sekali lagi klik pada tab Data pada Ribbon dan kemudian klik Hapus Duplikat . Kali ini, ketika jendela opsi muncul, pilih kolom A dan B. Klik tombol OK dan perhatikan bahwa kali ini Excel hanya menghapus satu dari catatan "Mary Jones".
Ini karena kami memberi tahu Excel untuk menghapus duplikat dengan mencocokkan catatan berdasarkan Kolom A dan B bukan hanya Kolom A. Semakin banyak kolom yang Anda pilih, semakin banyak kriteria yang harus dipenuhi sebelum Excel akan menganggap catatan sebagai duplikat. Pilih semua kolom jika Anda ingin menghapus baris yang sepenuhnya duplikat.
Excel akan memberi Anda pesan yang memberitahukan berapa banyak duplikat yang dihapus. Namun, itu tidak akan menampilkan baris mana yang dihapus! Gulir ke bawah ke bagian terakhir untuk melihat bagaimana menyorot baris duplikat terlebih dahulu sebelum menjalankan fungsi ini.
Metode Filter Lanjutan
Cara kedua untuk menghapus duplikat adalah dengan menggunakan opsi filter lanjutan. Pertama, pilih semua data dalam lembar. Selanjutnya, pada tab Data di pita, klik Lanjutan di bagian Urutkan & Filter .
Dalam dialog yang muncul, pastikan untuk memeriksa kotak centang Unik catatan saja .
Anda bisa memfilter daftar di tempat atau Anda bisa menyalin item non-duplikat ke bagian lain dari spreadsheet yang sama. Untuk beberapa alasan aneh, Anda tidak dapat menyalin data ke lembar lain. Jika Anda menginginkannya di lembar lain, pertama pilih lokasi di lembar saat ini dan kemudian potong dan tempel data itu ke lembar baru.
Dengan metode ini, Anda bahkan tidak mendapatkan pesan yang menyatakan berapa banyak baris yang dihapus. Baris dihapus dan hanya itu.
Sorot Baris Gandakan di Excel
Jika Anda ingin melihat catatan mana yang merupakan duplikat sebelum Anda menghapusnya, Anda harus melakukan sedikit pekerjaan manual. Sayangnya, Excel tidak memiliki cara untuk menyorot baris yang sepenuhnya duplikat. Ini memiliki fitur di bawah pemformatan bersyarat yang menyoroti sel duplikat, tetapi artikel ini adalah tentang baris duplikat.
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan rumus di kolom di sebelah kanan kumpulan data Anda. Rumusnya sederhana: gabungkan semua kolom untuk baris itu bersama-sama.
= A1 & B1 & C1 & D1 & E1
Dalam contoh saya di bawah ini, saya memiliki data di kolom A hingga F. Namun, kolom pertama adalah nomor ID, jadi saya mengecualikannya dari rumus saya di bawah ini. Pastikan untuk memasukkan semua kolom yang memiliki data yang ingin Anda periksa duplikatnya.
Saya memasukkan formula itu ke kolom H dan kemudian menyeretnya ke bawah untuk semua baris saya. Rumus ini hanya menggabungkan semua data di setiap kolom sebagai satu bagian besar teks. Sekarang, lewati beberapa kolom lagi dan masukkan formula berikut:
= COUNTIF ($ H $ 1: $ H $ 34, $ H1)> 1
Di sini kita menggunakan fungsi COUNTIF dan parameter pertama adalah set data yang ingin kita lihat. Bagi saya, ini adalah kolom H (yang memiliki rumus data gabungan) dari baris 1 hingga 34. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menyingkirkan baris tajuk sebelum melakukan ini.
Anda juga ingin memastikan Anda menggunakan tanda dolar ($) di depan huruf dan angka. Jika Anda memiliki 1000 baris data dan rumus baris gabungan Anda ada di kolom F, misalnya, rumus Anda akan terlihat seperti ini sebagai gantinya:
= COUNTIF ($ F $ 1: $ F $ 1000, $ F1)> 1
Parameter kedua hanya memiliki tanda dolar di depan surat kolom sehingga dikunci, tetapi kami tidak ingin mengunci nomor baris. Sekali lagi, Anda akan menyeret ini ke bawah untuk semua baris data Anda. Seharusnya terlihat seperti ini dan baris duplikat harus BENAR di dalamnya.
Sekarang, mari kita sorot baris yang BENAR di dalamnya karena itu adalah baris duplikat. Pertama, pilih seluruh lembar kerja data dengan mengklik pada segitiga kecil di persimpangan kiri atas baris dan kolom. Sekarang buka tab Beranda, lalu klik Pemformatan Bersyarat dan klik Aturan Baru .
Dalam dialog, klik Gunakan rumus untuk menentukan sel mana yang akan diformat .
Dalam kotak di bawah Format nilai di mana rumus ini benar:, masukkan rumus berikut, ganti P dengan kolom Anda yang memiliki nilai TRUE atau FALSE. Pastikan untuk memasukkan tanda dolar di depan surat kolom.
= $ P1 = BENAR
Setelah Anda selesai melakukannya, klik pada Format dan klik pada tab Fill. Pilih warna dan itu akan digunakan untuk menyorot seluruh baris duplikat. Klik OK dan sekarang Anda akan melihat baris duplikat disorot.
Jika ini tidak berhasil untuk Anda, mulailah dari awal dan lakukan lagi dengan perlahan. Itu harus dilakukan dengan tepat agar semua ini dapat bekerja. Jika Anda melewatkan satu simbol $ di sepanjang jalan, itu tidak akan berfungsi dengan baik.
Peringatan dengan Menghapus Catatan Duplikat
Tentu saja ada beberapa masalah dengan membiarkan Excel secara otomatis menghapus rekaman duplikat untuk Anda. Pertama, Anda harus berhati-hati dalam memilih terlalu sedikit atau terlalu banyak kolom untuk digunakan oleh Excel sebagai kriteria untuk mengidentifikasi rekaman duplikat.
Terlalu sedikit dan Anda dapat secara tidak sengaja menghapus catatan yang Anda butuhkan. Terlalu banyak atau termasuk kolom pengidentifikasi secara tidak sengaja dan tidak ada duplikat akan ditemukan.
Kedua, Excel selalu mengasumsikan bahwa catatan unik pertama yang muncul adalah catatan master. Catatan selanjutnya dianggap duplikat. Ini merupakan masalah jika, misalnya, Anda gagal mengubah alamat salah satu orang di file Anda tetapi malah membuat catatan baru.
Jika catatan alamat baru (benar) muncul setelah catatan lama (kedaluwarsa), Excel akan menganggap bahwa rekaman pertama (kedaluwarsa) menjadi master dan menghapus catatan berikutnya yang ditemukannya. Inilah sebabnya mengapa Anda harus berhati-hati seberapa bebas atau konservatif Anda membiarkan Excel memutuskan apa yang merupakan catatan duplikat atau bukan.
Untuk kasus tersebut, Anda harus menggunakan metode duplikat sorot yang saya tulis dan secara manual menghapus catatan duplikat yang sesuai.
Akhirnya, Excel tidak meminta Anda untuk memverifikasi apakah Anda benar-benar ingin menghapus catatan. Menggunakan parameter yang Anda pilih (kolom), proses ini sepenuhnya otomatis. Ini bisa menjadi hal yang berbahaya ketika Anda memiliki sejumlah besar catatan dan Anda percaya bahwa keputusan yang Anda buat benar dan memungkinkan Excel untuk secara otomatis menghapus rekaman duplikat untuk Anda.
Juga, pastikan untuk memeriksa artikel kami sebelumnya tentang menghapus baris kosong di Excel. Nikmati!
